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LEI Nº 1071, DE 22 DE SETEMBRO DE 2009.

DISPÕE SOBRE A CRIAÇÃO DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL, DEFINE AS DIRETRIZES DA POLÍTICA MUNICIPAL DE ARQUIVOS PÚBLICOS E PRIVADOS DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL E CRIA O SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS – SISMARQ.

            A Câmara Municipal de Taiobeiras aprovou e eu, Prefeito Municipal, no uso das atribuições a mim conferidas pela Lei Orgânica do município de Taiobeiras, em nome do povo, sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

                        Art. 1º. É dever do Poder Público Municipal a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e tecnológico e como elementos de prova e informação.

                        Art. 2º. É assegurado ao cidadão o direito de acesso pleno aos documentos públicos municipais, cuja consulta será franqueada pelo Poder Público Municipal, na forma desta Lei, ressalvados aqueles cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

                        Art. 3º. Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos da administração direta, indireta, autárquica e fundacional, por instituições municipais de caráter público, por entidades privadas, em decorrência do exercício de suas atividades específicas, bem como por pessoas físicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

                        Art. 4º. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

                        Art. 5º. Considera-se política municipal de arquivos o conjunto de princípios, diretrizes e programas elaborados e executados pela Administração Pública Municipal de forma a garantir a gestão, a preservação e o acesso aos documentos dos arquivos públicos municipais, bem como a proteção especial a arquivos privados, considerados de interesse público e social para o município de Taiobeiras.

CAPÍTULO II

DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL

                        Art. 6º. Fica criado o Arquivo Público Municipal, subordinado diretamente ao Gabinete do Prefeito, com dotação orçamentária própria, tendo as seguintes competências:

                        I – formular a política municipal de arquivos e exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza;

                        II – implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pela administração pública municipal;

                        III – promover a organização, a preservação e o acesso aos documentos de valor permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos da administração municipal;

                        IV – elaborar e divulgar diretrizes e normas para as diversas fases de administração dos documentos, inclusive dos documentos digitais, consoante o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivísticas de documentos – e-ARQ Brasil, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, para a organização e funcionamento do protocolo e dos arquivos integrantes do sistema;

                        V – coordenar os trabalhos de avaliação de documentos públicos do Município, orientar, rever e aprovar as propostas de Planos ou Códigos de Classificação e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal;

                        VI – autorizar a eliminação dos documentos públicos municipais desprovidos de valor permanente, na condição de instituição arquivística pública municipal, de acordo com a determinação prevista no artigo 9º da Lei Federal nº 8.159, de 1991;

                        VII – acompanhar a transferência e o recolhimento de documentos de valor permanente ou histórico para o Arquivo Público Municipal, procedendo ao registro de sua entrada e o encaminhamento às unidades competentes, bem como assegurar sua preservação e acesso;

                        VIII – promover o treinamento e orientação técnica dos profissionais responsáveis pelas atividades arquivísticas das unidades integrantes do SISMARQ;

                        IX – promover e incentivar a cooperação entre os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, com vistas à integração das atividades arquivísticas;

                        X – promover a difusão de informações sobre o Arquivo, bem como garantir o acesso aos documentos públicos municipais, observadas as restrições previstas em lei;

                        XI – realizar projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de divulgar e preservar o patrimônio documental sobre a história do Município.

                        Art. 7º. O Arquivo Público Municipal poderá, ainda, custodiar o acervo de valor permanente ou histórico produzido e acumulado pela Câmara de Vereadores, mediante acordo de cooperação firmado entre os Chefes dos Poderes Executivo e Legislativo municipais, constituindo, cada um, fundo documental próprio.

CAPÍTULO III

DO SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS

                        Art. 8º. Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema Municipal de Arquivos – SISMARQ, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal.

                        Art. 9º. O SISMARQ tem por finalidade:

                        I – garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública municipal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

                        II – integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o compõem;

                        III – disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

                        IV – racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

                        V – racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

                        VI – preservar o patrimônio documental arquivístico da Administração Pública Municipal;

                        VII – articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública municipal.

                        Art. 10. Integram o SISMARQ:

                        I – como órgão central, o Arquivo Público Municipal;

                        II – como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nas Secretarias Municipais e órgãos equivalentes;

                        III – como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pelas atividades de gestão de documentos de arquivo nos órgãos ou entidades subordinados ou vinculadas às Secretarias Municipais e órgãos equivalentes;

                        Parágrafo Único - O Arquivo da Câmara Municipal poderá integrar o SISMARQ, mediante termo de adesão firmado com o órgão central, devendo seguir as diretrizes e normas emanadas do Sistema, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

                        Art. 11. Os órgãos setoriais e seccionais do SISMARQ vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto nesta Lei, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal.

                        Art. 12. Compete ao Arquivo Público Municipal como órgão central do SISMARQ:

                        I – gerir o Sistema;

                        II – elaborar, implantar, implementar e acompanhar a Política Municipal de Arquivos Públicos e Privados no âmbito do Poder Executivo Municipal;

                        III – coordenar e orientar os trabalhos de avaliação de documentos públicos do Município, rever as propostas de Planos ou Códigos de Classificação e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal e aprovar as atualizações periódicas que ocorrerem nos respectivos instrumentos;

                        IV – acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SISMARQ, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Prefeito;

                        V – orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais e seccionais;

                        VI – promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento dos órgãos setoriais e seccionais do SISMARQ;

                        VII – promover a integração das ações necessárias à implementação do Sistema, mediante a adoção de novas tecnologias de comunicação e informação, com vistas à racionalização de procedimentos e modernização de processos;

                        VIII – estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo;

                        IX – elaborar, em conjunto com os órgãos setoriais e seccionais planos, programas e projetos que visem ao desenvolvimento, agilização e aperfeiçoamento do SISMARQ, bem como acompanhar a sua execução;

                        X – manter mecanismos de articulação com o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, que tem por órgão central o CONARQ.

                        Art. 13. Compete aos órgãos setoriais:

                        I – implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Prefeito;

                        II – implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, relativamente à padronização dos procedimentos técnicos referentes às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, eliminação, transferência, recolhimento de documentos ao Arquivo Público Municipal, visando o acesso aos documentos e informações neles contidas;

                        III – elaborar Planos ou Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, bem como acompanhar a sua aplicação em seu âmbito de atuação e de suas seccionais;

                        IV – elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, prevista no Capítulo V, Seção I, desta Lei, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de arquivo relativa às suas atividades-meio, tendo por base as normas emanadas pelo CONARQ, e bem como a relativa às atividades finalísticas a ser produzida em seu âmbito, e aplicá-la, após aprovação do Arquivo Público Municipal;

                        V – proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem indispensáveis ao bom desempenho de suas funções;

                        VI – participar, com o órgão gestor, da formulação das diretrizes e metas do SISMARQ.

                        Art. 14. O SISMARQ poderá contar com um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos que atenda aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil, destinado à operacionalização, integração e modernização dos serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, em especial no que tange às atividades de protocolo e disseminação de informações.

CAPÍTULO IV

DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS MUNICIPAIS

                        Art. 15. São arquivos públicos municipais os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos e entidades públicos de âmbito municipal em decorrência de suas funções administrativas e legislativas.

                        Parágrafo Único - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/ou função; por pessoas físicas e jurídicas que, embora se submetam a regime jurídico de direito privado, desenvolvam atividades públicas, por força de lei; pelas empresas públicas, sociedades de economia mista, fundações privadas instituídas por entes políticos e territoriais e pelas concessionárias e permissionárias de serviços públicos referentes a atos praticados no exercício das funções delegadas pelo Poder Público Municipal.

                        Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no parágrafo único do art. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.

                        Art. 17. Os documentos públicos julgados de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos ao Arquivo Público Municipal, por serem inalienáveis e imprescritíveis, conforme dispõe o art. 10 da Lei Federal nº 8.159, de 1991.

                        § 1º. O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização.

                        § 2º. Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das instituições mencionadas no art. 18, enquanto necessários ao desempenho de suas atividades.

                        Art. 18. A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de seus arquivos ao Arquivo Público Municipal, ou sua transferência à instituição sucessora.

                        Art. 19. Os documentos públicos municipais são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

                        § 1º. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas freqüentes.

                        § 2º. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

                        § 3º. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados.

Art. 20. A eliminação de documentos produzidos e recebidos pela Administração Pública Municipal e por instituições municipais de caráter público será realizada mediante autorização do Arquivo Público Municipal

CAPÍTULO V

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL

Seção I

Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos

                        Art. 21. Em cada órgão setorial do SISMARQ da Administração Pública Municipal será constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

                        § 1º. Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD referida no caput, obedecendo aos prazos estabelecidos em Tabela de Temporalidade e Destinação contidos na Resolução nº 14, de 2001, aprovada pelo CONARQ.

                        § 2º. Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as Tabelas de Temporalidade e Destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Público Municipal.

                        § 3º. Concluído o processo de análise, avaliação e seleção da documentação, os dados referentes aos assuntos e seus respectivos prazos de guarda e destinação deverão ser esquematizados em uma Tabela de Temporalidade de Documentos a ser submetida ao Arquivo Público Municipal para aprovação.

                        § 4º. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD procederá, periodicamente, à revisão da Tabela de Temporalidade de Documentos para as atualizações e ajustes que se fizerem necessários.

Seção II

Da Entrada de Documentos de Valor Permanente no Arquivo Público Municipal de Taiobeiras

                        Art. 22. Os documentos de valor permanente, ao serem recolhidos ao Arquivo Público Municipal de Taiobeiras, deverão estar classificados, avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.

                        § 1º. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao recolhimento de documentos, assim como o transporte para o Arquivo Público Municipal, serão custeadas pelos órgãos e entidades produtores e/ou detentores dos arquivos.

                        § 2º. Os órgãos e entidades detentores dos arquivos poderão solicitar orientação técnica do Arquivo Público Municipal para a realização das atividades que precedem ao recolhimento de acervos.

                        Art. 23. O Arquivo Público Municipal baixará instruções normativas detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção.

CAPÍTULO VI

DOS ARQUIVOS PRIVADOS DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL

                        Art. 24. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em decorrência de suas atividades.

                        Art. 25. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas poderão ser classificados como de interesse público e social, por decreto do Prefeito, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento científico e tecnológico do município de Taiobeiras.

                        § 1º. A declaração de interesse público e social de arquivos privados será precedida de parecer instruído com avaliação técnica realizada por Comissão Especial integrada por especialistas, constituída pelo Arquivo Público Municipal.

                        § 2º. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas classificados como de interesse público e social poderão ser franqueados mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

                        § 3º. Os arquivos de entidades privadas encarregadas de serviços públicos municipais ficam classificados como de interesse público e social.

                        § 4º. A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda do Arquivo Público Municipal, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores, pela guarda e preservação do acervo.

                        § 5º. Os arquivos privados classificados como de interesse público e social poderão ser depositados, a título revogável, no Arquivo Público Municipal ou doados a este.

                        Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão receber assistência técnica do Arquivo Público Municipal, ou de outras instituições arquivísticas, mediante convênio, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.

                        Art. 27. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação ao Município, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias, interesse na sua aquisição.

CAPÍTULO VII

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

                        Art. 28. O Poder Executivo Municipal fica autorizado a regulamentar a estrutura e o quadro funcional do Arquivo Público Municipal.

                        Art. 29. O Arquivo Público Municipal terá quadro próprio de servidores admitidos de acordo com os dispositivos legais em vigor.

                        Art. 30. É proibida toda e qualquer eliminação de documentos produzidos, recebidos ou acumulados pela Administração Pública Municipal, no exercício de suas funções e atividades, sem a autorização do Arquivo Público Municipal.

                        Art. 31. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma do artigo 25 da Lei Federal nº 8.159, de 1991, e da Seção IV, do Capítulo V, da Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, aquele que desfigurar ou destruir, no todo ou em parte, documento de valor permanente ou considerado, pelo Poder Público, como de interesse público e social.

                        Art. 32. As disposições desta Lei aplicam-se, também, aos documentos arquivísticos digitais.

                        Art. 33. As disposições desta Lei aplicam-se às autarquias, fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

                        Art. 34. O Poder Executivo Municipal regulamentará a presente lei em um prazo máximo de 90 (noventa) dias.

                        Art. 35. Para os efeitos desta lei os entendimentos da terminologia técnica utilizada nesta norma serão na forma do Anexo I.

                        Art. 36. Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação.

                        Prefeitura Municipal de Taiobeiras, 22 de setembro de 2009.

DENERVAL GERMANO DA CRUZ

Prefeito Municipal

NILMA DIAS COSTA E SILVA

Diretora do Departamento Municipal de

Educação, Cultura, Esporte, Lazer e Turismo

Anexo I

GLOSSÁRIO

Atividades – Conjunto de ações ou encargos desenvolvidos de modo contínuo e permanente, para o cumprimento das competências de determinado órgão, tendo sempre a característica de rotina (ex.: classificação, avaliação etc.).

Atividade-fim – Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística.

Atividade-meio – Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora.

Atribuições – Conjunto de ações desempenhadas por autoridades e servidores no cumprimento das competências do órgão a que estão subordinados legalmente.

Competência – Conjunto de atividades conferidas legalmente aos órgãos e suas unidades, para cumprimento de objetivos específicos.

Estrutura organizacional – Conjunto de unidades administrativas ligadas por relações de hierarquia e coordenação.

Hierarquia – Fracionamento e escalonamento da autoridade em diferentes níveis.

Implantação – Termo usado em administração, que significa que o órgão está pronto para funcionar.

Unidade orgânica – Também chamada de unidade administrativa, correspondente à subdivisão de órgão. Ex.: Divisão de Arquivo Intermediário (órgão); Serviço de Recolhimento (unidade).

Acesso – Possibilidade de consulta a documentos e informações. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização.

Acervo documental – Totalidade de documentos sob a guarda de um arquivo.

Arquivo – Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

Arquivo corrente – 1. Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente.

Arquivo intermediário – Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação.

Arquivo municipal – Arquivo público mantido pela administração municipal, identificado como o principal agente da política arquivística nesse âmbito.

Arquivo permanente – 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 2. Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado arquivo histórico.

Arquivo setorial – Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo setorial; existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado.

Arquivologia – Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística.

Arranjo – Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Avaliação – Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Ciclo vital de documentos – Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção até sua eliminação ou guarda permanente.

Classificação – 1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação ou quadro de arranjo. 2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e discriminar o código para a sua recuperação. 3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações neles contidas, graus de restrição de acesso. Também chamada classificação de segurança.

Código de classificação – Código derivado de um plano de classificação.

Comissão de avaliação e destinação – Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade.

Conservação de documentos – Ato ou efeito de promover a preservação e a restauração dos documentos.

Descrição – Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.

Destinação – Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

Digitalização – Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

Documentação especial – Conjunto de documentos em linguagem não textual, ou suportes não convencionais, que exigem procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e conservação, e cujo acesso depende de intermediação tecnológica.

Documentação textual – Conjunto de documentos manuscritos, datilografados ou impressos.

Documento – Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte utilizado.

Documento de arquivo – Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação.

Documento sigiloso – Documento que contém assunto classificado como sigiloso, sujeito a restrições de acesso.

Dossiê – Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.

Eliminação – Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente.

Espécie documental – Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

Gênero documental – Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação, como documentação audiovisual, documentação cartográfica, documentação iconográfica, documentação informática, documentação textual.

Gestão de documentos – Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.

Identificação – Processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual.

Informação – Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento.

Instrumento de pesquisa – Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes.

Microfilmagem – Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.

Plano de classificação – Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

Preservação – Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

Protocolo – Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Recolhimento – 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística. 2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Sistema de arquivos – Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.

Suporte – Material sobre o qual as informações são registradas.

Tabela de temporalidade – Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

Teoria das três idades – Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras.

Transferência – Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Acórdão – Decisão proferida por tribunal, em grau de recurso.

Alvará – Documento por meio do qual a administração pública autoriza ou licencia o exercício de uma atividade, de um direito ou prática de algum ato. Também se chama alvará a autorização judicial para a prática de algum ato.

Anteprojeto –Trabalho preliminar para a redação de um projeto. Esboço de um plano, de um projeto.

Ata – Documento contendo registro expositivo, tanto de fatos ocorridos, como de deliberações tomadas durante reuniões formais.

Atestado – Declaração de autoridade competente, afirmando ou negando o que é do conhecimento oficial do signatário.

Aviso – Correspondência usada nos ministérios militares, do oficial superior para o subordinado. Na área civil, é correspondência trocada entre ministérios ou entre dirigentes de órgãos subordinados à Presidência da República.

Boletim – Publicação periódica, em geral de pequeno formato, destinada a divulgar matéria de interesse das instituições.

Certidão – Documento extraído de registros públicos originais por quem tenha autoridade para fazê-lo, ou o expediente em que no serviço público se dá fé acerca de algo constante de seus assentamentos.

Certificado – Ato escrito em que se afirma um fato. Certificar significa “dar por certo”.

Circular – Documento enviado simultaneamente, com o mesmo teor, a vários destinatários.

Contrato – Acordo em que pessoas ou instituições se obrigam a dar, fazer ou deixar de fazer alguma coisa.

Convenção – Documento utilizado para regular direitos e deveres bilaterais ou para oficializar ajustes entre partes.

Convênio – Pacto firmado entre instituições. O mesmo que ajuste.

Decisão – Documento em que se registra a resolução aprovada por órgão colegiado.

Declaração – Documento em que alguém, sob responsabilidade, consigna um fato ou manifesta opinião ou conceito.

Decreto – Ato pelo qual o Poder Executivo (federal, estadual ou municipal) baixa regulamento para o cumprimento de leis, faz nomeações, promoções etc.

Decreto legislativo – Ato do Poder Legislativo (federal, estadual ou municipal) baixado para atender a imperativos constitucionais no que se refere a atribuições que lhe são privativas.

Distrato – Desfazimento de contrato.

Edital – Aviso ao público em geral ou a grupos de interessados, destinado a ampla divulgação por meio da imprensa, chamando a atenção para um ato ou fato administrativo.

Estatuto – Conjunto de normas orgânicas relativas a entidades públicas ou privadas, a corporações ou associações de classe.

Exposição de motivos – Documento em que autoridades sugerem a seus superiores decisões a respeito de assunto sobre o qual fazem relato circunstanciado.

Inquérito administrativo – Processo para apurar responsabilidade de servidores apontados como faltosos (processo administrativo disciplinar).

Laudo – Parecer, por escrito, de arbitradores ou peritos (médicos, engenheiros e outros técnicos) depois de relatar minuciosamente os exames a que procedem e as condições a que chegaram.

Lei – Norma baixada pelo Poder Legislativo. Expediente que consubstancia a expressão da vontade do governo, ditada pelos representantes do povo no Poder Legislativo. É submetida à sanção do chefe do Poder Executivo.

Mandado – Ordem escrita expedida por autoridade judicial ou administrativa, para cumprimento de alguma diligência. O mandado judicial é o mais conhecido e dele há diversos tipos: de citação, de prisão, de busca e apreensão etc.

Manifesto – Exposição pública de programa político, religioso ou diplomático, elaborada por autoridades, corporações etc.

Manual – Obra de formato cômodo que reúne disposições de trabalho, diretrizes, decisões, métodos e rotinas de uma unidade administrativa ou de determinada função.

Medida provisória – Ato expedido pelo presidente da República, com força de lei, nos casos de relevância e urgência, o qual, submetido ao Congresso Nacional, poderá ser convertido ou não em lei, no prazo de trinta dias a partir da publicação.

Memorando – Correspondência interna de breve tramitação e pequeno formato.

Memorial – Requerimento coletivo ou petição individual, em que a parte expõe circunstanciadamente seu direito, justificando a pretensão.

Mensagem – Comunicação ou correspondência entre os representantes dos poderes do Estado, especialmente enviada ao Poder Legislativo para proposição de medidas que devem ser consubstanciadas em lei.

Minuta – Esboço ou rascunho de qualquer ato, contrato ou correspondência, a ser revisto e aprovado por outrem, antes de se tornar definitivo.

Moção – Meio pelo qual se propõe algo numa assembléia (moção de simpatia, desagravo, aplauso etc.).

Monografia – Estudo exaustivo sobre determinado assunto, elaborado usualmente em forma de relatório.

Nota – Comunicação entre ministros ou entre autoridades em geral. Designa também registro ou serviço de notariado.

Notificação – Documento pelo qual se dá a conhecer um preceito a alguém, pessoa física ou jurídica, para a prática ou não de um ato.

Ofício – Instrumento oficial de comunicação entre autoridades ou destas com entidades públicas ou particulares.

Ordem do dia – Relação de matérias escolhidas para tratamento em sessão daquela data.

Ordem de serviço – Ato de competência de autoridade administrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na instituição, contendo decisões, instruções etc.

Parecer – Opinião técnica, dada com a finalidade de servir de base à decisão sobre caso relacionado com o fato apreciado (administrativo, jurídico, técnico ou científico).

Pauta – Relação das datas e dos feitos a julgar ou discutir em reuniões oficiais.

Petição – O mesmo que requerimento.

Portaria – Ato de competência de autoridade administrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na instituição, contendo decisões, instruções etc.

Processo – Documento que, uma vez autuado, passa a receber informações, pareceres e despachos que a ele se incorporam, no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

Provisão – Documento oficial com a finalidade de conferir autoridade a uma pessoa, de autorizar o exercício de um cargo, de uma profissão, ou de expedir instruções.

Regimento – Conjunto de normas descritivas do funcionamento de um órgão incluindo finalidades, estrutura organizacional, competências e atribuições, além de suas ligações com outros órgãos ou entidades.

Regulamento – Ato oficial em que se explica o modo e a forma de executar uma lei. Conjunto de normas cujo fim é esclarecer um texto legal, facilitando-lhe a execução.

Relatório – Exposição circunstanciada de ocorrência, da execução de atividades ou do funcionamento de uma instituição.

Requerimento – Documento escrito por particular ou servidor público, solicitando o atendimento de uma pretensão qualquer.

Requisição – Ato em que uma autoridade administrativa pede oficialmente alguma coisa ou a execução de determinada ação.