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 O Prefeito do Município de Taiobeiras, no uso de suas atribuições legais definidas pelo Art. 81, inciso XIV da Lei Orgânica de Taiobeiras, Art 1º Fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Município de Taiobeiras/MG, o Programa Taiobeiras Sem Papel, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
Parágrafo único. A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos da Administração Pública de Taiobeiras/MG dar-se-á gradualmente, tendo iniciado a partir de 08 de setembro de 2025.
 
Art 2º Para os fins deste decreto, consideram-se:

1. Assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento;
   Assinatura eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura manual do mesmo indivíduo;
   Autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;
   Captura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;
   Documento digital ou nato-digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
   Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;
   Integridade: propriedade do documento completo e inalterado;
   legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;
   Preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;
   Processo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;
   Processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.

 
Art 3º São objetivos do Programa Taiobeiras Sem Papel:

1. produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;
   possibilitar maior eficácia e celeridade aos processos administrativos;
   assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
   assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.

  Art 4º A gestão de documentos do Município de Taiobeiras/MG deve ser realizada exclusivamente por meio do memorando eletrônico, ofício eletrônico, protocolo eletrônico, procedimento administrativos eletrônico ou similares.
§ 1º A finalidade do procedimento administrativo eletrônico e memorando eletrônico é formalizar a gestão de documentos internos, quando se tratar de assuntos simples ou rotineiros, em especial:

1. Solicitar execução de atividades;
   Solicitar compras;
   Agendar reuniões;
   Solicitar informações;
   Encaminhar documentos;
   Solicitar providências rotineiras;
   Solicitar pareceres;
   Outros assuntos considerados de expediente.

§ 2º O ofício eletrônico, sobre qualquer assunto, expedido pelas autoridades dentro do sistema de gestão de documentos, serão encaminhados para destinatários fora da administração municipal por correio eletrônico, ficando sob responsabilidade do sistema a confirmação de entrega e leitura do documento.
§ 3º Os protocolos iniciados no âmbito do Município serão gerados pelo requerente de forma eletrônica ou presencial, na unidade administrativa competente ou na unidade de Protocolo na sede da Prefeitura, mediante exposição de motivos e juntada dos documentos que os fundamentem.
§ 4º Os processos eletrônicos de pagamento deverão ser baixados exclusivamente na versão que permita a verificação das assinaturas eletrônicas, garantindo a autenticidade e a integridade documental, devendo ser arquivados em servidor oficial da Prefeitura, sob a responsabilidade da Controladoria Geral do Município.
 
Art 5º Todos os documentos eletrônicos, bem como seus anexos, recebem obrigatoriamente uma numeração sequencial automática e passam a circular dentro dos setores competentes.
Parágrafo único. A responsabilidade pela guarda excessiva ou pelo descarte indevido dos documentos, sejam eletrônicos ou impressos, é da unidade emissora.
Art 6º Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, exceto para:

1. Fornecer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma presencial;
   Impressão do documento, na forma da legislação que a exigir.
   Juntar a processo administrativo, quando o assunto exigir a juntada do documento.

Parágrafo único. A exceção prevista no inciso III deste artigo ficará sob a responsabilidade do agente público que juntou o documento no processo administrativo.
Art 7º A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e das demais normas aplicáveis.
Art 8º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e das assinaturas, nos processos administrativos eletrônicos, serão asseguradas por meio dos padrões de assinatura eletrônica definidos na Lei Federal nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, no Decreto Municipal nº 2.414, de 07 de janeiro de 2021, bem como nas disposições deste Decreto.
§1º O disposto no caput deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
§2º Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável.
§3º As assinaturas eletrônicas apostas por agentes políticos em documentos e processos da Administração Pública Municipal deverão ser realizadas, obrigatoriamente, por meio de certificado digital emitido no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
 
Art 9º Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental deverão observar os prazos definidos em lei para manifestação dos
interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.
§1º Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília/DF.
§2º Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.
§3º Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão da Administração Pública detentor do documento. Art 10 O envio e recebimento dos documentos eletrônicos será feito exclusivamente pelo sistema adotado pelo Município.
 
Art 11 O titular do órgão terá acesso a caixa de mensagens da unidade que dirige, por meio de login no sistema, sendo de sua responsabilidade:

1. Manter em sigilo a senha de acesso ao sistema;
   delegar acesso a outros servidores públicos à caixa de mensagens da unidade;
   Efetuar log-off, sempre que se ausentar da unidade, a fim de evitar acesso indevido;
   zelar:

1. pela fidelidade dos dados enviados e pelo envio ao destinatário certo;
   pelo acesso ao conteúdo armazenado na caixa;
   pela leitura dos documentos recebidos;
   pela guarda ou descarte de mensagens enviadas, recebidas e de controle;
   pela resposta ou encaminhamento da demanda remetida ao setor.

Art 12 O procedimento de digitalização observará as disposições da Lei federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012 e do Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020, devendo preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se for o caso, o sigilo do documento digitalizado.
§1º A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da Administração Pública deverá observar a conferência da integridade, legibilidade e autenticidade do documento.
§2º A conferência a que se refere o § 1º deste artigo deverá verificar, ainda, se houve exibição de documento original, de cópia autenticada por serviços notariais e de registro, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples.
§ 3º Na digitalização de documentos, observar-se-á o seguinte:

1. Os resultantes de original serão considerados cópia autenticada administrativamente;
   Os resultantes de cópia autenticada por serviços notariais e de registro serão considerados cópia autenticada administrativamente;
   Os resultantes de cópia simples serão assim considerados.
   
   §4º O agente público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização, restituindo o original ao interessado.
   §5º Na hipótese de ser inviável a digitalização ou a restituição do documento não digital, este ficará sob guarda do órgão da Administração Pública, podendo ser eliminado após o cumprimento de prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública de Taiobeiras.
   §6º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
   
   Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

1. Seguir os padrões técnicos mínimos previstos nos Anexos do Decreto federal nº 10.278, de 18 de março de 2020;

Art 13 O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para juntada a processo eletrônico.
§1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei.
§2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples, exceto aqueles que atenderem ao disposto no § 6º do art. 12 deste Decreto.
§3º A apresentação do documento físico digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos artigos 14 e 15 deste decreto.
 
Art 14 A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, no âmbito do respectivo órgão da Administração Pública, procedimento para verificação.
Art 15 Os órgãos da Administração Pública poderão, motivadamente, solicitar a exibição do documento físico digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art 16 Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna digitalização nos termos do artigo 12 deste decreto.
Parágrafo único. Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no caput deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública de Taiobeiras.
Art 17 À unidade de protocolo e os órgãos da Administração Pública caberá monitorar a produção de documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de classificação de documentos oficializados. Art 18 À Empresa contratada cabe o desenvolvimento do sistema, a implantação, o processamento e o fornecimento do suporte tecnológico necessário para o Programa Taiobeiras Sem Papel, bem como a orientação às áreas de tecnologia da informação junto aos órgãos da Administração Pública, para a utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental.
Art 18 A administração do sistema, no âmbito do Município, contará com um ou mais administradores, aos quais competirá:
Analisar, criar, parametrizar, cadastrar, desativar e excluir:
a) unidades administrativas e suas respectivas hierarquias, em conformidade com a estrutura organizacional do órgão;
b) usuários internos;
 
Gerenciar a habilitação e a desativação de cadastros de usuários externos;
Executar as demais funções de gerenciamento do sistema;
Acompanhar a implantação, a operação e a manutenção do sistema;
Definir níveis de acesso a processos e documentos produzidos;
Colaborar na modelagem de documentos digitais relativos às atividades-fim dos órgãos da Administração Pública.
 
   
Art 20 Fica instituída a Comissão do Programa Taiobeiras Sem papel com as seguintes atribuições:

1. Propor políticas, estratégias, ações, procedimentos e técnicas de preservação e segurança digital;
   Assegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização contínua do ambiente digital de gestão documental;
   Controlar os riscos decorrentes da degradação do suporte, da obsolescência tecnológica e da dependência de fornecedor ou fabricante;
   Fixar diretrizes e parâmetros a serem observados nos procedimentos de implantação e manutenção do Programa;
   Promover a articulação e alinhamento de ações estratégicas relativas ao Programa, em conformidade com a política municipal de arquivos e gestão documental;
   Analisar propostas apresentadas por órgãos da Administração Pública, relativas ao ambiente digital de gestão documental, emitindo parecer técnico conclusivo;
   Disciplinar a produção de documentos ou processos híbridos e aprovar os critérios técnicos a serem observados no procedimento de digitalização;
   Manifestar-se, quando provocado, sobre hipóteses não disciplinadas neste decreto, relativas ao ambiente digital de gestão documental.

 
Art 21 A Comissão do Programa Taiobeiras Sem Papel será integrada por representantes e respectivos suplentes designados pelo Chefe do Poder Executivo.
Parágrafo único. A Comissão do Programa Taiobeiras Sem Papel poderá convidar especialistas de órgãos e entidades da Administração Pública para, sem prejuízo de suas atribuições na origem, contribuir no desenvolvimento de ações ou projetos específicos. Art 22 Será vedada a utilização de documentos impressos nos casos abrangidos por este Decreto.
Art 23 Compete a cada unidade administrativa orientar os usuários quanto à implementação da comunicação eletrônica no Município.
Art 24 As despesas decorrentes da execução deste decreto correrão por conta das dotações orçamentárias próprias, suplementares se necessário.
Art 25 Este decreto entra em vigor na data da sua publicação, produzindo efeitos em 08 de setembro de 2025.